Op woensdag 26 september heeft Blosse onderwijs tijdens een spetterend Afas gala een award mogen ontvangen in de categorie Duurzaam. Blosse werd geroemd om de duurzame manier waarop wij ons personeelsbeleid vormgeven. Een mooie erkenning voor ons harde werk in de afgelopen jaren waarin wij ons hebben ingespannen om de financiele, salaris- en personeelsadministratie in eigen beheer te nemen zodat we in full control kunnen zijn en de focus kunnen leggen op de zaken die er écht te doen: de kinderen die aan onze zorg zijn toevertrouwd.
Lees hieronder het interview dat Afas met ons had ten tijde van de nominatie voor de award.
De uitdaging
Eigenaarschap zit in het DNA van de organisatie. Zo werd het plan bedacht om zelf de regie te nemen over de salarissen en personeelsadministratie. Voor een organisatie met 1000 werknemers, is dat een behoorlijke uitdaging.
Het heft in eigen handen nemen …
Annette van Assem, communicatiemedewerker: ‘In het onderwijs is het gebruikelijk dat salarissen door een extern bedrijf worden gedaan. We zijn immers een onderwijsinstelling en geen salariskantoor. Maar dat ging niet altijd zoals wij wilden. Dus vroegen we ons af: kunnen we dit zelf niet? Dat is niet gek. Want als iets niet gaat zoals je wilt, moet je kijken hoe je dat kan veranderen. Dat geldt voor ons personeelsbeleid, maar ook voor hoe we de boel willen inrichten. Dus werd er een werkgroep in het leven geroepen om dit te onderzoeken.’
… met minder administratieve lasten
Jeannet van der Krol, HRM adviseur: ‘Uit die werkgroep kwam naar voren dat in een nieuw systeem niet alleen de salaris- en personeelsadministratie soepel moest verlopen, maar ook andere administratieve lasten moesten verminderen. Als je bijvoorbeeld je kilometers moest doorgeven, dan ging je naar ANWB routeplanner, vulde je daar je reis in, vervolgens schrijf je die kilometers op en stuur je aan het einde van de maand je lijstje naar je leidinggevende. Voor collega’s in de flexpool, die soms elke dag op een andere locatie werken, is dat een enorm gedoe.’
… en minder rompslomp
Van Assem: ‘Verlof aanvragen was ook zoiets. Eerst vulde je als werknemer een briefje in, dat legde je in het postvak van je directeur. De directeur moest er zijn akkoord voor geven en bracht het briefje naar de administratie. In die tussentijd moest je maar hopen dat dat briefje niet kwijtraakte. En je wist niet wat de status was van je aanvraag. Dat wilden we digitaal hebben.’
Het juiste gereedschap
Minder administratieve lasten. Dat roepen leerkrachten al jaren. Zij willen hun tijd besteden aan de kern van hun taak: de kinderen het beste uit zichzelf laten halen. Daarom koos Blosse voor AFAS. Van Assem: ‘Leerkrachten doen honderd dingen tegelijk. Voor hen is AFAS Pocket echt ideaal. Je hoeft niet meer achter een computer te kruipen, want je kunt gewoon je mobiel erbij pakken.’
‘En die telefoon heb je altijd bij je. Dus je kan zo even je loonstrook of jaaropgaaf bekijken. Wil je verlof aanvragen? Hup, dat kan direct. De directeur ziet dat voorbijkomen, geeft akkoord en klaar. En heb je een vraag voor HR of de administratie? Stel die in AFAS, want dan komt het direct bij de juiste collega. En is die collega er niet, dan kan iemand anders het zo overnemen. Alles staat namelijk in het systeem.’
Zelf de regie over de workflows
Van der Krol: ‘Het is een verademing hoeveel beter de processen nu lopen. Door de workflows zie je snel wie wat moet accorderen én of dat ook gedaan wordt. Eerder moest je maar afwachten. En als het te lang duurde, moest je daar zelf achteraan. Nu kan je dat eenvoudig checken in AFAS. En je hebt zelf invloed op hoe die processen lopen. Van de week kreeg ik iets voor mijn neus: ik moest dat goedkeuren, maar ik vond dat ze mij daar niet voor nodig hadden. Even overleggen met een collega en inderdaad, dat was niet nodig. Intern hebben we dat aan laten aanpassen. Wordt het proces nóg sneller van en het scheelt mij weer werk.’
Ook voor zaken met externe partijen laat Blosse het systeem voor hen werken. Van Assem: ‘Vandalismemeldingen zijn echt een crime. Stel dat er een ruit is vernield. Dan moet je de gemeente op de hoogte brengen én bij de verzekering langs én soms aangifte doen. Daarna wil je natuurlijk een nieuwe ruit. Die moet besteld worden. Dan moet je wachten tot die geleverd is en iemand inschakelen om hem te plaatsten. Als dat stap voor stap moet, heeft niemand daar zin in. Nu hebben we daar een workflow voor. Iedereen weet wanneer hij wat moet doen en ook iedereen kan zien hoelang het duurt voordat de nieuwe ruit erin zit.’
Inzicht in administratie en duidelijkheid
Van Assem: ‘Wat ik – als communicatiemedewerker – ook zo fijn vind, is dat ik facturen makkelijk terug kan vinden. Als ik een offerte van bijvoorbeeld een tekstschrijver krijg, wil ik even weten hoeveel de vorige opdracht kostte. Dan hoef ik nu niet te gaan graven in allerlei mailtjes of mappen op de computer. In AFAS is dat een eitje. Alles is geordend, duidelijk en makkelijk terug te vinden.’ Die duidelijkheid ziet collega Van der Krol ook terug in de details: ‘Een van de eerste dingen die mij als medewerker opviel, was het loonstrookje. De vormgeving was veel duidelijker. Geen ellenlange tabellen waar je informatie uit moet filteren. De administratie vond dat eerst maar niets, met die kleurtjes enzo. Maar voor de grootste groep gebruikers, die niet alles weet van salarissen, is het erg prettig om snel te zien waar wat staat. En wat die cijfers dan betekenen.’
Over Blosse Onderwijs
Onze basishouding is: ga het maar proberen en laat ons weten wat je nodig hebt’, zegt Jeannet van der Krol, HRM-adviseur bij Blosse onderwijs. ‘We hebben oog voor mensen en geven ruimte aan ontwikkeling.’ Dat geldt voor de kinderen aan wie Blosse opvang en onderwijs biedt én voor het personeel.
Van baby tot brugklas verzorgt Blosse opvang en onderwijs. En dat doen ze met ruim 1000 medewerkers op 27 locaties in Noord-Holland. Annette van Assem is communicatiemedewerker bij Blosse en vertelt over de veelkleurigheid van hun organisatie: ‘We hebben kindcentra die een bepaald onderwijskundig concept gebruiken, zoals Jenaplan of Dalton en daarnaast ook de traditionele onderwijsconcepten. Maar voor alle locaties geldt dat er nauw samengewerkt wordt met de kinderopvang. Hierdoor kunnen we al vanaf de peuters een doorgaande ontwikkelingslijn realiseren. ‘
Van der Krol: ‘Onze nieuwste ontwikkeling is het werken in units. Daarbij gaan soms letterlijk de muren tussen de lokalen weg en zitten kinderen uit verschillende leerjaren bij elkaar. Zo zorgen we voor een doorlopende leerlijn die aansluit op de verschillende niveaus van de leerlingen. Daarnaast zijn meerdere leerkrachten en onderwijsassistenten verantwoordelijk voor een unit, met ieder hun specialiteit. Zo kan iemand met passie voor rekenen zich volledig op die les storten, omdat hij weet dat een andere collega bijvoorbeeld de les grammatica helemaal voorbereidt. Een win-winsituatie, want ze doen allebei waar hun passie ligt.’
‘De units zijn een initiatief van collega’s. En zo zien we dat graag. Eén van onze kernwaarden is eigenaarschap. Je wilt iets veranderen of ontwikkelen? Bedenk een plan en wij helpen je mee. En we moedigen dat ook aan. Zo hebben we een inspiratiereis gemaakt met collega’s. We zijn het land door gegaan om op verschillende scholen te kijken hoe ze daar hun onderwijs vormgeven. Enorm leerzaam en daar plukken we nu de vruchten van.’
Als je mensen eigen regie geeft, betekent dat ook dat ze wel eens iets heel anders willen doen. Daar hebben ze bij Blosse het mobiliteitsbeleid voor. Van der Krol is daar het sprekende voorbeeld van: ‘Voordat ik HRM-adviseur werd, ben ik leraar, intern begeleider en directeur geweest. Mijn drive is om ervoor te zorgen dat mensen hun werk met passie doen en dat op de goede plek doen. Vandaar dat ik nu dit werk doe. En nog steeds met veel plezier bij Blosse.’
Bron: Blosse
